Privacy statement William Schrikker Pleegzorg

De verwerking van uw persoonsgegevens
 

William Schrikker Pleegzorg (WSP) is een jeugdhulpaanbieder in de zin van de Jeugdwet. WSP biedt pleegzorg voor kinderen met een (licht) verstandelijke beperking en/of een fysieke beperking en/of een ernstige, soms terminale, chronische ziekte. Vanzelfsprekend hebben zij ook recht op een passend pleeggezin als ze om wat voor een reden dan ook niet meer thuis kunnen wonen. Naast pleegzorg biedt WSP Video Interactie Begeleiding aan pleegouders en jeugdigen en vormen van ouderbegeleiding voor de ouders van kinderen die in een pleeggezin wonen.

Voor het verlenen van deze jeugdhulp verwerken wij persoonsgegevens van kind(eren), hun ouders/gezin en (aspirant) pleegouders. Dit zijn gegevens zoals naam, adres en BSN nummer en bijvoorbeeld ook de reden waarom een kind niet meer thuis kan wonen. In het dossier staat ook informatie die wij ontvangen hebben van anderen, bijvoorbeeld van de Gecertificeerde Instelling (GI) wanneer die een kind aanmeldt voor pleegzorg. Dit zijn privacygevoelige persoonsgegevens.

Wij vinden het belangrijk om zorgvuldig met deze gegevens om te gaan.

Hier leggen wij uit waarom wij deze informatie verwerken en wat we daar mee doen. Ook geven wij aan wat de rechten zijn van kinderen, ouders en pleegouders met betrekking tot de persoonsgegevens die we over hen verwerken.

  1. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Doel en rechtsgrond verwerking persoonsgegevens
Als een kind om wat voor een reden ook niet meer thuis kan wonen kan een kind in een pleeggezin geplaatst worden. De Jeugdwet bepaalt dat kinderen in het geval van een uithuisplaatsing- indien redelijkerwijs mogelijk- in een pleeggezin of gezinshuis worden geplaatst, tenzij dit aantoonbaar niet in het belang van het kind is. WSP biedt pleegzorg en kan door de inzet van pleegzorg bij ouders en kinderen en (aspirant) pleegouders betrokken raken.

Wij beoordelen of aspirant pleegouders geschikt zijn en bij welk pleeggezin kinderen die pleegzorg nodig hebben het beste geplaatst kunnen worden. Daarnaast begeleiden wij de pleegouders en soms ook ouders tijdens de pleegzorgplaatsing. Wij informeren en betrekken de ouders tijdens de plaatsing. Als een kind in een pleeggezin geplaatst is en er is sprake van een kinderbeschermingsmaatregel informeren en betrekken we ook de GI bij de plaatsing.

Wij hebben de opdracht om kinderen die in pleeggezinnen verblijven verantwoorde pleegzorg te bieden. Ook de ouders en pleegouders moeten wij verantwoorde hulp bieden. Deze opdracht is vastgelegd in de Jeugdwet. Om deze opdracht goed te kunnen vervullen zijn wij bevoegd om de persoonsgegevens van kinderen, hun ouders/gezin en pleegouders te verwerken. Ook dit staat in de Jeugdwet (artikel 7.3.8 lid 1 Jeugdwet). Wij hebben een wettelijke plicht om gegevens te verwerken. Daarnaast verwerken wij gegevens in het kader van het pleegzorgcontract (overeenkomst), dat wij met pleegouders sluiten. Dat zijn de grondslagen op basis waarvan wij persoonsgegevens verwerken.

WSP bewaart gegevens van kinderen, ouders/ gezin in een kinddossier. Gegevens van pleegouders worden in een pleegouderdossier bewaard. In deze dossiers staan de persoonsgegevens zoals naam, adres, geboortedatum en Burgerservicenummer (BSN). Ook staat in deze dossiers relevante inhoudelijke informatie die wij ontvangen of  verzameld hebben. Die informatie hebben wij ontvangen van de ouders van het kind en pleegouders. Maar we krijgen ook informatie van anderen zoals de Gecertificeerde Instelling (GI), een school, wijkteam of huisarts. Bij verwerking van persoonsgegevens leggen we daarom vast waar de informatie vandaan komt.  Het dossier bevat privacygevoelige informatie. Dat betekent dat het dossier niet zomaar op te vragen is of in te zien is door anderen. WSP gaat zorgvuldig om met uw gegevens.

Het is in principe verboden om bijzondere categorieën van persoonsgegevens te verwerken. Dit zijn gegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, gegevens over gezondheid, gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid en strafrechtelijke gegevens. Deze gegevens mogen alleen verwerkt worden als dat in de wet geregeld is. Voor WSP is dat in de uitvoeringswet AVG geregeld. Daarin staat dat wij bevoegd zijn om gegevens over gezondheid en strafrechtelijke gegevens te verwerken (artikelen 30 lid 3 sub a en 33 lid 1 c Uitvoeringswet AVG).

Wij gebruiken deze persoonsgegevens om een goed beeld van de situatie te krijgen zodat wij het kind, ouders en pleegouders goed kunnen begeleiden en dat ook kunnen verantwoorden.  

2. Wie heeft toegang tot het dossier?

De pleegzorgwerkers die betrokken zijn bij begeleiding in het kader van pleegzorg hebben toegang tot de informatie in het kinddossier. Dit geldt ook voor de medewerkers van pleegzorg die beoordelen of een kind in een bepaald pleeggezin geplaatst kan worden. De medewerkers die belast zijn met de screening van pleegouders met als doel om te beoordelen of zij geschikt zijn als pleegouder te fungeren hebben toegang tot informatie over (aspirant-) pleegouders. Ook de pleegzorgwerkers die ’s avonds of in het weekend bereikbaarheidsdienst hebben kunnen in het kinddossier kijken.

Gedragswetenschappers en juristen die om advies gevraagd worden hebben ook toegang tot de persoonsgegevens van ouders, kinderen en pleegouders voor zover dit nodig is om tot multidisciplinaire besluitvorming te komen. Leidinggevenden (of namens hen gemandateerden) kunnen dossiers inzien voor het uitvoeren van kwaliteitscontroles en klachtbemiddeling, en voor onderzoek bij incidenten en calamiteiten. Voor het uitvoeren van administratieve handelingen, zoals het versturen van brieven en het invoeren van rapportages, hebben medewerkers van de cliëntenadministraties toegang tot de dossiers.

De betrokken medewerkers van WSP zijn verplicht tot geheimhouding.

WSP voert, in samenwerking met hoge scholen en universiteiten, wetenschappelijk onderzoek uit en onderzoek uit naar de geleverde dienstverlening. Het kan zijn dat uw dossier geselecteerd wordt voor een dergelijk onderzoek. Indien onderzoekers toegang krijgen tot uw dossier dan gelden strikte voorwaarden zoals het kunnen aantonen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en ook voor de onderzoekers geldt de verplichting t.a.v. het tekenen van een geheimhoudingsverklaring. Tevens zullen in de uiteindelijke onderzoeksrapportage nooit persoonsgegevens zijn opgenomen. In alle andere gevallen vragen wij u vooraf of u wilt meewerken aan een specifiek onderzoek.

Jaarlijks krijgt WSP bezoek van de accountant. Voor de financiële controles die deze instantie uitvoert, kan door hen steekproefsgewijs toegang tot dossiers worden gevraagd. In het geval dat de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd of de Inspectie Justitie en Veiligheid of de Autoriteit Persoonsgegevens een onderzoek verricht in onze organisatie zijn wij verplicht hieraan onze medewerking te verlenen inclusief het verlenen van toegang tot dossiers. Datzelfde geldt voor onderzoeken van de Nationale Ombudsman of Kinderombudsman.  Medewerkers van de genoemde organisaties hebben tevens een geheimhoudingsverklaring getekend.

3. Met wie wisselen wij persoonsgegevens uit?

WSP mag uw persoonlijke gegevens niet zomaar aan anderen doorgeven of gegevens over u opvragen. Zij doen dit alleen als u daar toestemming voor geeft en als daardoor de privacy van een ander niet wordt geschaad.  

Wanneer WSP uw persoonsgegevens doorgeeft, dan vertellen wij dit van te voren. De volgende situaties zijn uitzonderingen hierop. We vragen dan niet uw toestemming en geven de gegevensverstrekking aan derden ook niet vooraf aan u aan:

  • Als het voor de begeleiding in het kader van pleegzorg noodzakelijk is, verstrekt WSP gegevens aan hulpverleners of instanties die direct betrokken zijn bij de hulpverlening of in de casus-overleggen. Voor de bijzondere persoonsgegevens geldt dat voor overdracht toestemming aan u wordt gevraagd. Wanneer WSP pleegzorg uitvoert voor een kind met een kinderbeschermingsmaatregel deelt WSP persoonsgegevens met de gecertificeerde instelling die verantwoordelijk is voor de uitvoering van die maatregel.
  • WSP mag gegevens verstrekken aan pleegouders die het kind (gaan) verzorgen en opvoeden. Het betreft belangrijke informatie over de verzorging en opvoeding van het kind.
  • WSP mag gegevens uitwisselen met de klachtencommissie of het tuchtcollege in het geval van een (tucht)klacht of in het kader van juridische procedures.
  • Als een medewerker vindt dat hij alleen door anderen te informeren ernstig nadeel, een strafbaar feit of gevaar voor het kind, de pleegouder, ouder of een andere betrokkenen kan voorkomen kan de medewerker bijvoorbeeld persoonsgegevens verstrekken aan de politie.
  • WSP geeft persoonsgegevens (NAW: naam/adres/woonplaats, BSN en ingezette dienstverlening) door aan gemeenten, ter controle van de facturering van ons werk.

4. Wat zijn uw rechten?

Het inzien van dossiers
De ouders kunnen vragen om inzage in het kinddossier. U kunt alleen gegevens inzien over uzelf of over uw kind waarover u gezag heeft. Gegevens over andere personen in het dossier kunt u alleen inzien met toestemming van die ander. Pleegouders kunnen inzage vragen in het pleegouderdossier.

Inzien dossier door jeugdige:

  • Is een jeugdige jonger dan 12 jaar? De jeugdige kan in principe niet zijn eigen dossier inkijken. Alleen een wettelijk vertegenwoordiger (doorgaans de ouder met gezag) kan dat namens de jeugdige doen.
  • Is een jeugdige tussen de 12 en 16 jaar? Zowel de jeugdige als de wettelijk vertegenwoordiger kunnen het dossier inzien. De wettelijk vertegenwoordiger heeft hiervoor geen toestemming van de jeugdige nodig.
  • Is een jeugdige 16 jaar of ouder? Alleen de jeugdige heeft recht op inzage. Wil de wettelijk vertegenwoordiger inzage, dan is toestemming van de jeugdige nodig.

Naast inzage in uw gegevens heeft u ook recht op een afschrift van de persoonsgegevens. U kunt vragen om kopieën van uw persoonsgegevens uit het dossier.

En verder heeft u, naast het hierboven genoemde recht op inzage, ook recht op:

  1. Correctie van uw persoonsgegevens wanneer feitelijke onjuistheden zijn opgenomen en het aanvullen van de persoonsgegevens als deze onvolledig zijn. Gaat het om een verschil in visie dan voegen wij uw visie toe aan het dossier
  2. Verwijdering van uw persoonsgegevens wanneer deze onrechtmatig zijn verwerkt  of geen doel meer dienen (N.B. het houden van een archief volgens de Jeugdwet valt onder een gerechtvaardigd doel),
  3. Beperking van het verwerken van uw persoonsgegevens. Dit kunt u vragen als u o.a. als de juistheid van persoonsgegevens wordt betwist (uw persoonsgegevens mogen dan tijdelijk niet verder verwerkt worden),
  4. Verzet tegen het verwerken van uw persoonsgegevens voor bijvoorbeeld wetenschappelijk onderzoek vanwege specifieke persoonlijke omstandigheden (de gegevensverwerking wordt stop gezet).

Voor pleegouders geldt daarnaast het recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens, voor zover die gegevens geautomatiseerd verwerkt worden en het technisch haalbaar is de gegevens over te dragen.

5. Hoe kunt u vragen om inzage en afschrift of uw andere rechten uitoefenen?

Als u inzage en/of afschrift van uw dossier wil dan kunt u dit vragen aan de betrokken pleegzorgwerker of zijn/haar leidinggevende. U kunt dit het beste per e-mail doen maar mondeling mag ook. U geeft dan aan dat u inzage en/of een kopie wil van de gegevens die over u bewaard worden, welke stukken u wil hebben en of u ook inzage wil in de gegevens van anderen, zoals uw kinderen. U krijgt dan binnen 4 weken een beslissing van ons op uw verzoek.

Als u van een van de andere rechten gebruik wilt maken, dan kunt u dit ook laten weten aan de pleegzorgwerker of zijn/haar leidinggevende. U kunt dit het beste per e-mail doen. U moet namelijk ook uitleggen waarom uit het verzoek doet. Bijvoorbeeld uitleggen welke gegevens onjuist zijn en verbeterd moeten worden. Ook hier krijgt u binnen 4 weken van ons een beslissing.

6. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

WSP is wettelijk verplicht de dossiers ten minste 15 jaar te bewaren of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit, maar niet langer dan 30 jaar na het meerderjarig worden van het kind.

7. Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

De beveiliging van uw gegevens vindt plaats via meerder technische en organisatorische maatregelen zoals Firewalls, Virusscanners, wachtwoordbeleid, logging van toegang, gedragsregels en bewustwordingscampagnes voor medewerkers.

8. Wat als u het niet met ons eens bent?

Als u het niet eens bent met de beslissing van ons op uw verzoek op grond van de AVG of over de wijze waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens dan kunt u dit laten weten aan de Functionaris Gegevensbescherming (FG). De FG kan naar aanleiding van uw standpunt een onafhankelijk advies geven. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of het voor te leggen aan de rechter.

Stichting William Schrikker Pleegzorg


Postadres
Postbus 12685
1100 AR Amsterdam

Functionaris Gegevensbescherming

U kunt de Functionaris Gegevensbescherming (schriftelijk) benaderen voor advies en informatie rondom privacy. De Functionaris Gegevensbescherming geeft zowel aan u als aan de organisatie onafhankelijk advies.

E-mail: fg@wsg.nu

Of

Postbus 12685
1100 AR Amsterdam
t.a.v. de functionaris gegevensbescherming

Autoriteit Persoonsgegevens
T 088-1805-250
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/vragen-aan-de-autoriteit-persoonsgegevens