Doel en rechtsgrond verwerking persoonsgegevens

Als een kind om wat voor een reden ook niet meer thuis kan wonen kan een kind in een gezinshuis geplaatst worden. De Jeugdwet bepaalt dat kinderen in het geval van een uithuisplaatsing- indien redelijkerwijs mogelijk- in een pleeggezin of gezinshuis worden geplaatst, tenzij dit aantoonbaar niet in het belang van het kind is. WS Z&W biedt zorg in gezinshuizen en kan hierdoor bij ouders en kinderen betrokken raken.

Wij informeren en betrekken de ouders tijdens de plaatsing. Als een kind in een gezinshuis geplaatst is en er is sprake van een kinderbeschermingsmaatregel informeren en betrekken we ook de GI bij de plaatsing.

Wij hebben de opdracht om kinderen die in gezinshuizen verblijven verantwoorde zorg te bieden. Deze opdracht is vastgelegd in de Jeugdwet en de Wet langdurige zorg. Om deze opdracht goed te kunnen vervullen zijn wij bevoegd om de persoonsgegevens van kinderen en hun ouders/gezin te verwerken. Ook dit staat in de Jeugdwet (artikel 7.3.8 lid 1 Jeugdwet) en vloeit voort uit de Wet langdurige zorg. Wij hebben een wettelijke plicht om gegevens te verwerken. Dat is de grondslag op basis waarvan wij persoonsgegevens verwerken.

WS Z&W bewaart gegevens van kinderen, ouders/ gezin in een kinddossier. In dit dossier staan persoonsgegevens zoals naam, adres, geboortedatum en Burgerservicenummer (BSN). Ook staat in dit dossier relevante inhoudelijke informatie die wij ontvangen of verzameld hebben. Die informatie hebben wij ontvangen van de ouders van het kind. Maar we krijgen ook informatie van anderen zoals de Gecertificeerde Instelling (GI), een school, wijkteam of huisarts. Bij verwerking van persoonsgegevens leggen we daarom vast waar de informatie vandaan komt. Het dossier bevat privacygevoelige informatie. Dat betekent dat het dossier niet zomaar op te vragen is of in te zien is door anderen. WS Z&W gaat zorgvuldig om met uw gegevens.

Het is in principe verboden om bijzondere categorieën van persoonsgegevens te verwerken. Dit zijn gegevens waaruit ras of etnische afkomst blijkt, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, gegevens over gezondheid, gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid en strafrechtelijke gegevens. Deze gegevens mogen alleen verwerkt worden als dat in de wet geregeld is. Voor WS Z&W is dat in de uitvoeringswet AVG geregeld. Daarin staat dat wij  bevoegd zijn om gegevens over gezondheid te verwerken (artikelen 30 lid 3 sub a Uitvoeringswet AVG).

Wij gebruiken deze persoonsgegevens om een goed beeld van de situatie te krijgen zodat wij het kind, ouders en gezinhuisouders goed kunnen begeleiden en dat ook kunnen verantwoorden.  

De gezinshuisouders die betrokken zijn bij begeleiding in het kader van zorg hebben toegang tot de informatie in het kinddossier.

Gedragswetenschappers en juristen die om advies gevraagd worden hebben ook toegang tot de persoonsgegevens van ouders en kinderen voor zover dit nodig is om zo tot multidisciplinaire besluitvorming te komen. Leidinggevenden (of namens hen gemandateerden) kunnen dossiers inzien voor het uitvoeren van kwaliteitscontroles en klachtbemiddeling, en voor onderzoek bij incidenten en calamiteiten. Voor het uitvoeren van administratieve handelingen, zoals het versturen van brieven en het invoeren van rapportages, hebben medewerkers van de cliëntenadministraties toegang tot uw dossier.

De betrokken medewerkers van WS Z&W zijn verplicht tot geheimhouding.

WS Z&W kan in samenwerking met hoge scholen en universiteiten, wetenschappelijk onderzoek uitvoeren en onderzoek doen naar de geleverde dienstverlening. Het kan zijn dat uw dossier geselecteerd wordt voor een dergelijk onderzoek. Indien onderzoekers toegang krijgen tot uw dossier dan gelden strikte voorwaarden zoals het kunnen aantonen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) en ook voor de onderzoekers geldt de verplichting t.a.v. het tekenen van een geheimhoudingsverklaring. Tevens zullen in de uiteindelijke onderzoeksrapportage  nooit persoonsgegevens zijn opgenomen. In alle andere gevallen vragen wij u vooraf of u wilt meewerken aan een specifiek onderzoek.

Jaarlijks krijgt WS Z&W bezoek van de accountant. Voor de financiële controles die deze instantie uitvoert, kan door hen steekproefsgewijs toegang tot dossiers worden gevraagd. In het geval dat de inspectie Gezondheidszorg en Jeugd of de Autoriteit Persoonsgegevens een onderzoek verricht in onze organisatie zijn wij verplicht hieraan onze medewerking te verlenen inclusief het verlenen van toegang tot dossiers. Datzelfde geldt voor onderzoeken van de Nationale Ombudsman of Kinderombudsman.  Medewerkers van de genoemde organisaties hebben tevens een geheimhoudingsverklaring getekend.

WS Z&W mag uw persoonlijke gegevens niet zomaar aan anderen doorgeven of gegevens over u opvragen. Zij doen dit alleen als u daar toestemming voor geeft en als daardoor de privacy van een ander niet wordt geschaad.

Wanneer WS Z&W uw persoonsgegevens doorgeeft, dan vertellen wij dit van te voren. De volgende situaties zijn uitzonderingen hierop. We vragen dan niet uw toestemming en geven de gegevensverstrekking aan derden ook niet vooraf aan u aan:

Als het voor de begeleiding in het kader van zorg noodzakelijk is, verstrekt WS Z&W gegevens aan hulpverleners of instanties die direct betrokken zijn bij de hulpverlening of in de casus-overleggen. Voor de bijzondere persoonsgegevens geldt dat voor overdracht toestemming aan u wordt gevraagd. Wanneer de WS Z&W zorg uitvoert voor een kind met een kinderbeschermingsmaatregel deelt de WS Z&W gegevens met de gecertificeerde instelling die verantwoordelijk is voor de uitvoering van die maatregel.
WS Z&W mag gegevens uitwisselen met de klachtencommissie of het tuchtcollege in het geval van een (tucht)klacht of in het kader van juridische procedures.
Als een medewerker vindt dat hij alleen door anderen te informeren ernstig nadeel, een strafbaar feit of gevaar voor het kind, ouder of een andere betrokkenen kan voorkomen kan de medewerker bijvoorbeeld persoonsgegevens verstrekken aan de politie.
WS Z&W geeft persoonsgegevens (NAW: naam/adres/woonplaats, BSN en ingezette dienstverlening) door aan gemeenten en het zorgkantoor Wet Langdurige zorg, ter controle van de facturering van ons werk.

Het inzien van dossiers

De ouders kunnen vragen  om inzage in het kinddossier. U kunt alleen gegevens inzien over uzelf of over uw kind waarover u gezag heeft. Gegevens over andere personen in het dossier kunt u alleen inzien met toestemming van die ander.

Inzien dossier door jeugdige:

Is een jeugdige jonger dan 12 jaar? De jeugdige kan in principe niet zijn eigen dossier inkijken. Alleen een wettelijk vertegenwoordiger (doorgaans de ouder met gezag) kan dat namens de jeugdige doen.
Is een jeugdige tussen de 12 en 16 jaar? Zowel de jeugdige als de wettelijk vertegenwoordiger kunnen het dossier inzien. De wettelijk vertegenwoordiger heeft hiervoor geen toestemming van de jeugdige nodig.
Is een jeugdige 16 jaar of ouder? Alleen de jeugdige heeft recht op inzage. Wil de wettelijk vertegenwoordiger inzage, dan is toestemming van de jeugdige nodig.
Naast inzage in uw gegevens heeft u ook recht op een afschrift van de persoonsgegevens. U kunt vragen om kopieën van uw persoonsgegevens uit het dossier.

En verder heeft u, naast het hierboven genoemde recht op inzage, ook recht op:

Correctie van uw persoonsgegevens wanneer feitelijke onjuistheden zijn opgenomen en het aanvullen van de persoonsgegevens als deze onvolledig zijn. Gaat het om een verschil in visie dan voegen wij uw visie toe aan het dossier
Verwijdering van uw persoonsgegevens wanneer deze onrechtmatig zijn verwerkt  of geen doel meer dienen (N.B. het houden van een archief volgens de Jeugdwet valt onder een gerechtvaardigd doel),
Beperking van het verwerken van uw persoonsgegevens. Dit kunt u o.a. vragen als u de juistheid van uw persoonsgegevens betwist (uw persoonsgegevens mogen dan tijdelijk niet verder verwerkt worden),
Verzet tegen het verwerken van uw persoonsgegevens voor bijvoorbeeld wetenschappelijk onderzoek vanwege specifieke persoonlijke omstandigheden (de gegevensverwerking wordt stop gezet),

Als u inzage en/of afschrift van uw dossier wil dan kunt u dit vragen aan de betrokken gezinshuisouder of zijn/haar leidinggevende. U kunt dit het beste per e-mail doen maar mondeling mag ook. U geeft dan aan dat u inzage en/of een kopie wil van de gegevens die over u bewaard worden, welke stukken u wil hebben en of u ook inzage wil in de gegevens van anderen, zoals uw kinderen. U krijgt dan binnen 4 weken een beslissing van ons op uw verzoek.

Als u van een van de andere rechten gebruik wilt maken, dan kunt u dit ook laten weten aan de gezinshuisouder of zijn/haar leidinggevende. U kunt dit het beste per e-mail doen. U moet namelijk ook uitleggen waarom uit het verzoek doet. Bijvoorbeeld uitleggen welke gegevens onjuist zijn en verbeterd moeten worden. Ook hier krijgt u binnen 4 weken van ons een beslissing.

WS Z&W is wettelijk verplicht de persoonsgegevens uit uw dossier of het dossier van uw kind ten minste 15 jaar te bewaren, maar niet langer dan 30 jaar na het meerderjarig worden van uw kind.

De beveiliging van uw gegevens vindt plaats via meerder technische en organisatorische maatregelen zoals Firewalls, Virusscanners, wachtwoordbeleid, logging van toegang, gedragsregels en bewustwordingscampagnes voor medewerkers.

Als u het niet eens bent met de beslissing van ons op uw verzoek op grond van de AVG  of over de wijze waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens dan kunt u dit laten weten aan de Functionaris Gegevensbescherming (FG). De FG kan naar aanleiding van uw standpunt een onafhankelijk advies geven. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of het voor te leggen aan de rechter.